Podstawowe dokumenty
W celu usprawnienia obsługi klientów i przyspieszenia przygotowania umowy lub innej czynności notarialnej poniżej przedstawiamy Państwu wykaz niezbędnych dokumentów. Informujemy, że wymienione poniżej dokumenty są podstawą sporządzenia aktów notarialnych i innych czynności i po zapoznaniu się przez Notariusza ze stanem prawnym może zaistnieć konieczność dostarczenia niewymienionych poniżej dokumentów. Uprzejmie prosimy o kontakt z Naszą Kancelarią (osobiście, telefonicznie lub e-mailem) w celu szczegółowego określenia dokumentów koniecznych do konkretnej czynności oraz ustalenia jej szczegółów. Dokumenty powinny być oryginałami (a nie kserokopiami) oraz aktualne. Przy dokonywaniu czynności notarialnych strony legitymują się ważnymi dokumentami tożsamości (dowód osobisty lub paszport).
Podstawowe dokumenty wymagane do sporządzenia umów lub innych czynności notarialnych przeniesienia własności (zbycia między innymi w drodze: sprzedaży, darowizny, zamiany, zniesienia współwłasności lub wspólności, dział spadku, dożywocia, podziału majątku):
- Lokal stanowiący odrębną nieruchomość:
- odpis z księgi wieczystej (lub jej numer w celu odbioru odpisu przez Kancelarię),
- podstawa nabycia nieruchomości (np. umowa notarialna, postanowienie sądu, akt poświadczenia
dziedziczenia). - Działki zarówno zabudowane jak też niezabudowane:
- odpis z księgi wieczystej (lub jej numer w celu odbioru odpisu przez Kancelarię),
- wypis z rejestru gruntów, stanowiący podstawę wpisu do księgi wieczystej,
- w przypadku, gdy przedmiotem umowy jest jedna działka, a w księdze wieczystej jest ich więcej: wyrys z mapy ewidencyjnej, z adnotacją, że stanowi podstawę wpisu do księgi wieczystej,
- zaświadczenie Urzędu Miasta lub Gminy o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego, jeżeli położona jest ona w terenach, na których on obowiązuje lub stwierdzające brak takiego planu,
- w przypadku podziału działki: mapa z projektem podziału oraz ostateczna decyzja zatwierdzająca projekt podziału, - w przypadku innych zmian geodezyjnych: wykaz zmian gruntowych,
- podstawa nabycia nieruchomości (np. umowa notarialna, postanowienie sądu, akt poświadczenia dziedziczenia),
- w celu ujawnienia budynku w księdze wieczystej: zaświadczenie urzędu gminy stwierdzające, że na działce znajduje się budynek. - Spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu:
- zaświadczenie Spółdzielni Mieszkaniowej stwierdzające, że zbywcy przysługuje prawo będące przedmiotem umowy,
- podstawa nabycia tego prawa (np. przydział, umowa notarialna, postanowienie sądu, akt poświadczenia dziedziczenia),
- jeżeli została dla lokalu założona księga wieczysta: odpis z księgi wieczystej (lub jej numer w celu odbioru odpisu przez Kancelarię), - Poświadczenie dziedziczenia:
- odpis aktu zgonu oraz numer PESEL zmarłego,
- odpisy aktów stanu cywilnego osób powołanych do spadku z ustawy (aktów urodzenia oraz aktów małżeństw kobiet lub mężczyzn, którzy po zawarciu małżeństwa zmienili nazwisko),
- testament (o ile spadkodawca go sporządził), - Umowy działu spadku i zniesienia współwłasności:
- postawa nabycia i inne dokumenty (w tym wyżej wymienione) dotyczące nieruchomości i innych praw majątkowych będących przedmiotem umowy,
- w przypadku działu spadku postanowienie Sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia oraz zgoda lub zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego wydane przez naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia - Umowy podziału majątków:
- podstawa wprowadzenia umownej lub przymusowej rozdzielności majątkowej lub wyrok rozwodowy (umowa majątkowa małżeńska, wyrok sądu),
- postawa nabycia i inne dokumenty (w tym wyżej wymienione) dotyczące nieruchomości i innych praw majątkowych wchodzących w skład dzielonego majątku. - Umowy/akty założycielskie Spółek i innych osób prawnych:
- dane osobowe założycieli,
- firma,
- podstawowe założenia umowy lub statutu. - Protokoły Spółek i innych osób prawnych oraz wspólnot mieszkaniowych:
- dane rejestrowe ( odpis z rejestru/numer rejestru)
- porządek obrad i projekty uchwał. - Ustanowienie odrębnej własności lokali oraz umowy deweloperskie:
- odpis z księgi wieczystej (lub jej numer w celu odbioru odpisu przez Kancelarię),
- podstawa nabycia nieruchomości (np. umowa notarialna, postanowienie sądu, akt poświadczenia dziedziczenia),
- wypis z rejestru gruntów,
- inwentaryzacja architektoniczno - budowlana (projekt wyodrębnienia lokali),
- zaświadczenie właściwego organu administracji (Prezydenta Miasta lub Starosty) stwierdzające, że lokal odpowiada wymogom ustawy z dnia 24 czerwca 1994 roku o własności lokali i stanowi samodzielny lokal,
- gdy stroną czynności jest osoba prawna: oprócz jej danych rejestrowych i danych przedstawicieli: wymagana przepisami prawa lub jej umową założycielską (aktem założycielskim, statutem) zgoda (uchwała) na dokonanie konkretnej czynności prawnej.
Uprzejmie informujemy, że w zależności od konkretnie dokonywanej czynności oraz jej przedmiotu mogą być niezbędne dodatkowe dokumenty i tak na przykład:
- gdy zbywca stał się właścicielem na podstawie dziedziczenia (albo darowizny otrzymanej po 1 stycznia 2007 roku): pisemna zgoda lub zaświadczenie wydane przez naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia,
- w przypadku, gdy strona czynności działa przez pełnomocnika: oryginał pełnomocnictwa, sporządzonego w tej samej formie, w jakiej dokonywana jest czynność prawna,
- gdy stroną czynności jest osoba prawna: oprócz jej danych rejestrowych i danych przedstawicieli: wymagana przepisami prawa lub jej umową założycielską (aktem założycielskim, statutem) zgoda (uchwała) na dokonanie konkretnej czynności prawnej,
- przy ustanowieniu hipoteki: oświadczenie banku udzielającego kredyt,
- w przypadku obowiązywania umów majątkowych małżeńskich lub wprowadzenia przymusowej rozdzielności majątkowej: dokument powodujący powstanie takiego ustroju,
- w celu ujawnienia budynku w księdze wieczystej: zaświadczenie urzędu gminy stwierdzające, że na działce znajduje się budynek,
- w przypadku zmiany miejsca zameldowania, nieujawnionej w dowodzie osobistym - potwierdzenie zameldowania na pobyt stały.